Was ist eine Cloud und welche Vor- und Nachteile bietet diese?
Als Cloud bezeichnet man IT-Infrastruktur, die zum Beispiel über das Internet verfügbar gemacht werden kann. Hierdurch können Speicherplatz, Rechenleistung und Anwendungssoftware zur Verfügung gestellt werden.
Dies bringt viele Vorteile durch die digitale Verfügbarkeit, können Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf Dateien zugreifen und diese untereinander austauschen. Dies ermöglicht neben dem Effektivitätsgewinn auch sinnvolle Vertretungsregelungen, bei denen jeder Berechtigte auf die selben Dateien zugreifen kann, auch Mitarbeiter im Home-Office beschäftigen zu können. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Datenverlust bei Verlust oder Ausfall des Endgerätes minimiert wird. Neben dem Austausch innerhalb des Unternehmens ist auch der Austausch mit Externen wie z.B. Steuerberatern durch Freigabe von Ordnern in der Cloud ermöglicht werden. Durch Datenspeicherung und Austausch innerhalb einer Cloud lassen sich sowohl Druck- als auch Portokosten einsparen und auch die Umwelt wird geschont. Durch die Digitalisierung aller relevanten Dateien ist auch die Archivierung einfacher und mit geringerem Lagerplatz verbunden.
Aber die Nutzung einer Cloud bringt nicht nur Vorteile. Zunächst müssen alle Dateien digitalisiert werden. Dies erfordert die nötigen Endgeräte (Scanner) und etwas Zeitaufwand. Die digitalisierten Dateien müssen dann abgelegt werden. Hierzu sollte zunächst eine Benennungs- und Ablagestruktur etabliert werden, um die Dateien auffindbar abzulegen. Zudem wird eine Berechtigungskonzept benötigt, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für ihn relevanten Dateien zugreifen kann.
Außerdem wird für die effektive Nutzung einer Cloud ein Endgerät mit einer Verbindung zum Internet bzw. dem Server benötigt. Sowohl Endgerät als auch Serververbindung bieten hierbei Ausgangspunkt für verschiedene Problemstellungen und Störungen.
Des Weiteren wird für die Nutzung einer Cloud ein Administrator benötigt, der Mitarbeiter bei Eintritt hinzufügt, bei Austritt sperrt und bei Fragen zur Verfügung steht.
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